Wie Sie eine Restaurant-Software auswählen: die Fragen vor der Unterschrift

Fast jede Gastro-Software verspricht Bestellungen, Berichte und Lager. Der Unterschied liegt im Detail: wie eine Bestellung vom Gast in die Küche gelangt, wer sie bestätigt, wie sie auf Stationen verteilt und wie die Rechnung abgeschlossen wird. Bevor Sie Produkte vergleichen, schreiben Sie auf, wie ein normaler Tag abläuft.

Notieren Sie, woher Bestellungen kommen: Gastraum, Telefon, eigene Website oder Lieferplattformen. Notieren Sie, wer in welcher Schicht arbeitet und was er tut. Markieren Sie die Stellen, an denen Zeit verloren geht oder Fehler passieren, etwa handschriftliche Bestellungen, Rezeptkalkulation in Excel oder Inventur nur am Monatsende. Diese Liste wird zum Maßstab für jedes Angebot.

Für die meisten Betriebe ist der Kern eine schnelle, am Touchscreen leicht bedienbare Kasse und eine klare Verbindung zur Küche, per Bildschirm oder Bon. Wer liefert, braucht eine Disposition: Telefonbestellungen annehmen, Fahrer zuteilen, Zeiten verfolgen. Eigene Onlinebestellungen verringern die Abhängigkeit von Plattformen mit Provisionen.

Dahinter stehen Lager, kalkulierte Rezepte und Berichte. Fragen Sie, ob Sie Umsatz, Wareneinsatz und Ergebnis pro Standort täglich sehen, nicht erst am Monatsende. Sie brauchen nicht alle Module ab dem ersten Tag. Ein gutes System lässt Sie mit dem dringendsten Problem beginnen und den Rest schrittweise ergänzen.

Die fiskalische Seite ist in jedem Land anders und ändert sich mit der Zeit. In Rumänien geht es um Fiskalkassen und e-Factura, in Österreich um die RKSV-Anforderungen an Registrierkassen und in Spanien um neue Rechnungsregeln wie VERI*FACTU. Versuchen Sie nicht, alles allein zu klären: Lassen Sie sich vom Anbieter genau erklären, wie die Software an die Fiskallösung angebunden wird.

Prüfen Sie auch Ihre vorhandene Hardware: Bondrucker, Bildschirme, Tablets, Waagen. Ein seriöser Anbieter prüft die Kompatibilität, bevor er Kosten bestätigt, und geht nicht davon aus, dass alles mit allem funktioniert. Sprechen Sie vor der Unterschrift mit Ihrer Steuerberatung. Wir binden in der Regel zertifizierte Fiskallösungen an, die gemeinsam mit dem Kunden ausgewählt werden, statt eigene Zertifizierungen zu versprechen.

Standardlösungen starten schnell und haben ein planbares Monatsabo. Sie passen, wenn Ihr Ablauf dem der meisten Betriebe ähnelt und Sie keine speziellen Auswertungen brauchen. Grenzen zeigen sich, wenn Ihr Ablauf anders ist: mehrere Standorte mit unterschiedlichen Karten, eigene Lieferdisposition oder Kalkulationsregeln, die die Software nicht abbildet.

Individuelle Software geht von Ihren Prozessen aus und kann mit dem Unternehmen wachsen, braucht aber mehr Analysezeit und anfangs eine enge Zusammenarbeit. Die eine richtige Lösung für alle gibt es nicht. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre, nicht nur den ersten Monat, und fragen Sie, was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie den Anbieter wechseln.

Verlangen Sie eine Vorführung mit einem Szenario aus Ihrem Betrieb, nicht mit einem allgemeinen Beispiel. Fragen Sie, wie lange die Einarbeitung einer neuen Servicekraft dauert, was passiert, wenn mitten im Hochbetrieb das Internet ausfällt, und wer abends oder am Wochenende erreichbar ist, wenn Restaurants arbeiten.

Fragen Sie, wie Sie Ihre Daten exportieren, wem die Konten gehören und wie spätere Änderungen abgerechnet werden. Bitten Sie um einen realistischen Einführungsplan mit schrittweisem Start, etwa zunächst an einem Standort. Verspricht ein Anbieter alles, sofort und ohne Fragen zu Ihrem Ablauf, sollten Sie weitersuchen. Klare Antworten zählen mehr als eine lange Funktionsliste.

Unsere HoReCa-Software umfasst Kasse, Lieferdisposition, eigene Onlinebestellungen und einen täglichen Ergebnisbericht pro Standort. Mit jedem neuen Kunden sprechen wir zuerst über den Ablauf und schlagen dann nur die Module vor, die gebraucht werden – mit Preis auf Anfrage, bevor die Arbeit beginnt.

Wir arbeiten remote aus Rumänien und können Betriebe in Rumänien, Deutschland, Österreich oder Spanien betreuen, auf Rumänisch, Englisch, Spanisch und Deutsch. Wenn Sie wissen möchten, ob unser Ansatz zu Ihrem Betrieb passt, schicken Sie uns über das Angebotsformular ein paar Angaben zu Ihrem Ablauf – wir antworten mit den richtigen Fragen und einem klaren Vorschlag.